【必読】管理者のお仕事

この記事では管理者が行う以下の作業について、引き継ぎのため解説します。
できれば一人に任せきりにしたくないので、みなさん確認よろしくお願いします。

・FTPソフトの導入
・定期的なバックアップ
・WP、テーマ、プラグインの更新
・phpに投票システム用のコードを挿入
・トップに議事録
・締め切り投稿の日時調整
・テーマのカテゴリの作成
・メニュー内のテーマを更新
・グループ分け、カテゴライズ
・コメントの承認、スパムの削除

では、ひとつずつ解説していきます。

 

 

・FTPソフトの導入

 

当スタジオブログはワードプレスというシステムを使って構築していますが、時折それを避けてデータを編集する必要が生まれます。

そのような場合に、サーバ上のデータをPCのクライアントから直接ダウンロード・アップロードできるようにするため、管理者のPCには「FTPソフト」というものをインストールしてもらいます。現時点ではフリーソフトの「FFFTP」を使用していますが、他のものでも構いません。

サーバへの接続に用いるホスト名やパスワードは、Dropboxの「WEB>サーバ情報改.txt」に記載されています。必要に応じて確認してください。

具体的な使用例としては、ワードプレス関連のアップデート中に不具合が起き、サーバが落ちた時。また、アップデートなどにより投票システムや縦書きプラグインなどの効果が失われた場合の機能復活。最後に、当ブログの全データバックアップもこちらのソフトを利用して行います。続いて、バックアップについて。

 

・定期的なバックアップ

 

いまの2年生が入る直前、前年度の春学期半ばに、このブログのサーバ契約が何者かによって解約され、全てのデータが飛んでしまったという事件がありました。

本来バックアップを取っていれば何事もなかったかのように復旧できるのですが(ここがワードプレスの利点)、その時点ではバックアップを取っていなかったため、足掛け2年分のデータが永久に失われてしまいました。このような失敗を繰り返さないためにも、データのバックアップは定期的に取るようお願いします。

さて。ここで役に立つのが、先ほどのFTPソフトです。サーバに接続し、「WWW」などメインディレクトリから、直下のhtml,php,configなど全て生データをフォルダごとダウンロードしてしまいましょう。

通常のサイトだとここまでで十分なのですが、ワードプレスにはさらに一つ「データベース」というものがあり、生データはこのデータベースがなければ使い物になりません。生データが書類の山なら、データベースはそれを見分けて整理するための付箋といったところでしょうか。

こちらは管理者画面からもバックアップできますし、いま契約しているさくらのサーバの公式サイトに接続してユーザ名とパスワードを入力、「phpMyAdmin」からバックアップを取ることもできます。定期的にバックアップは取っておきましょう。

 

・phpにコードを挿入

 

ワードプレスはセキュリティのために本体やテーマ、プラグインの定期的な更新が必要ですが、それに際して導入しているプラグインの効果が失われる場合があります。☆の評価システムがたまに使えなくなってるのには、こういった事情がありました。

そういった場合に、再度必要な場所に指定のコードを挿入しなければいけない場合が出てきます。テーマに直接書き込むのであれば管理者画面から「テーマの編集」を選べばいいのですが、縦書きプラグインなどを導入するためにはFTPソフトを利用、一時的に生データをダウンロードして書き換え、再度アップロードして更新する必要がある場合もあります。

 

phpコードの書き換えに使うソフトはテキストエディタですが、こちらは汎用性の高さから「サクラエディタ」がおすすめ。Shift-JISやUTF-8など文字コードもさまざまなので、間違ってもメモ帳で編集しないようにお願いします。文字化けでサイトがぶっ壊れるので。

 

長くなりましたが、ここまでが定期的なお仕事。ここからは毎週のお仕事になります。ここから先はみんなで分担してもいいでしょう。

 

・トップに議事録

 

すでに定例化しましたが、毎週ブログのトップに議事録を掲載するとテーマや体裁が簡単にわかり、スムーズです。

タイトルに締め切りや形式を載せ、グループ分けもここで告知。ウェブデザイン的にも、ヘッダ画像は必須でしょう。ヘッダに関しては引き続き前管理者が担当したいところですが、いいものがあれば適当にあげてもらって大丈夫です。

こちらの議事録はできれば土曜日中には更新したいところです。完成していなくてもいいので、とりあえずテーマが分かるようにはしておきましょう。

 

・締め切り投稿の日時調整

 

毎週水曜日には奴がやってくる。そう、「──締め切り──」くんです。

管理者は記事の公開日時を指定できるので、毎週更新して設定された日時に予約しておきましょう。

 

・テーマのカテゴリの作成

 

議事録を作ったら、次週のテーマのカテゴリを作っていきます。「投稿>カテゴリ」から追加を行います。基本的には「テーマ」ディレクトリに追加すればいいですが、小説やエッセイなど形式を指定する場合は「形式」ディレクトリに追加しましょう。

 

・メニュー内のテーマを更新

 

テーマのカテゴリを作成したら、それをトップメニューに追加します。「外観>メニュー」から前回のテーマを削除し、その位置に次回のテーマを追加すればOKです。

 

・グループ分け、カテゴライズ

 

水曜日、投稿が出揃ったらグループ分けを告知します。とりあえず当初は男女比・新規と継続の比率など考慮しながら、全体を7〜8グループに分けます。

グループ分けが終わったら、各投稿をグループのカテゴリに追加していきます。ただし、カテゴライズの時点より遅れた投稿に関しては自分でカテゴリ追加してもらいましょう。

 

・コメントの承認、スパムの削除

 

コメントが匿名形式の場合、ひとつひとつ手動での承認作業が必要になります。コメントは締め切り前後に立て込むので、その時間帯は定期的にコメントを確認して承認をお願いします。

また、ボットによるスパムの投稿が頻繁にあります。一応プラグインで外国からの悪質なコメントはスパムに振り分けるようにしていますが、溜まるとブログが重くなるなどの悪影響を及ぼすので、スパムは毎週1度はすべて削除するようお願いします。

 

 

長くなりましたが、管理者の主な仕事は以上です。まだ足りない部分が確実にありますが、そこは追って教えていきます。

議事録の文面は持ち回りで書くなど、無理なく分担するのをおすすめします。よろしくお願いします。

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